BPM

İş Süreçleri Yönetimi ve İş Akışları

İş Süreçleri ve İş Akışı Yönetimi
Bilgi Teknolojileri kariyerimde son 5 senedir büyük yer edinen İş Süreçleri Yönetimi ve Elektronik İş Akışları konusunda bir bilgi paylaşımında bulunmak istedim.

Gelişen teknoloji, rekabetin artması, kaynak yönetiminin önemi gibi konular şirketlerin hayatta kalabilmeleri için , devamlı  gelişme göstermeleri gerektiği  gerçeğini ortaya koydu. Yalnız bilgiyi, kaynakları, iletişimi daha iyi yönetenler ve devamlı gelişme hatta  değişim gösterebilenler başarıya ulaştı. Pek  neydi  bu sihirli formül?  Tabii ki başarılı iş süreçleri yönetimi…

İmza ve onay gerektiren evrak dolaşımının kağıda basılı bir formu doldurup ıslak imzalı olarak onaylayacak mercilere elden verme veya kurye ile gönderme devri yavaş yavaş sona eriyor. Artık tüm bu işlemler elektronik ortamda (bilgisayar, tablet hatta akıllı cep telefonları ile) yürütülmeye başlamış durumda.

İş Süreci (business process) Nedir?

Şirketlerin belirli amaç için  insan kaynağı , iş bilgisi, iletişim ve para gibi unsurları  kullanarak gerçekleştirdiği birbiri  ile ilişkili aktivite ve işlemler dizisidir.

İş Süreçleri Yönetimi (Business Process Management)

BPM - İş süreç yönetimi akış şeması
İş süreç tanım şeması

İş akışı yönetimi, kurumların ne şekilde iş yaptıklarını tanımlayarak şirketlerde yer alan iş süreçlerinin elektronik ortamda yaratılması, izlenmesi ve sonuçlandırılmasını sağlar. Süreçlerin modellenmesi sayesinde doğru bilginin ve işin, doğru zamanda doğru kişiye ulaştırılmasına yardımcı olur. Daha iyi yönetilen süreçler sonucunda kayda değer kurumsal kazançlar elde edilir.

 

Bilgi akışını yönetmek ve bilginin doğruluğu bir iş sürecinin performansını etkileyen en önemli etkenlerdendir. İş süreçlerinde doğru bilgi yönetimi, doğru kaynaklar ile girdilerin (input) sürec sonunda bazı cıktılara dönüşmesi (output) ve bu çıktıların talep edilen kalitede, zamanda ve düzeyde olması amaçlanır. Ve devamlı hedef doğrultusunda sonu olmayan bir iyileştirme süreci başlar.

BPM ile Süreç İyileştirme

BPMİş süreç yönetimi ile  iyileştirme süreçlerin performans hedefleri doğrultusunda gerekli iyileştirmelerin ve otomasyonun hayata geçirilmesidir. Otomasyon çoğunlukla bilgi teknolojilerine dayalı elektronik iş akış sistemi uygulamaları ile sağlanır.

BPM ile,

  • İş Süreçlerinde ölçülebilir hedefler ile doğru ölçümler ile doğru karar ve aksiyonlar alırsınız.
  • Devamlı iyileştirme  ve otomasyon ile süreçler hızlanır ve  üretkenliği artırır.
  • Süreçler ile efektif kaynak kullanımı sağlanır ve darboğazların, aksamaların önüne geçilir.

Elektronik İş Akışı (Workflow) Uygulamaları ve İş Süreç Yönetimi (BPM) Nedir?

İş Akışı YönetimiElektronik İş Akışı (electronic workflow / BPM) uygulamaları günümüzde, işlerin en başından sonuna kadar, doğru bilgiye dayalı olarak, hızlı ve kesintisiz akmasını, süreç maliyetlerinin düşürülmesini sağlayan en önemli teknolojidir. E-süreç (e-process) olarak da tabir edilmektedir.

  • BPM süreç içindeki işleri, bunların nasıl dağıtılacağını ve takvime bağlanacağını tanımlar.
  • BPM işlerin akış sırasını ve akış koşullarını belirler.
  • BPM işleri kaynaklar (kişiler, makinalar, sistemler) arasında doğru yönlendirir.
  • BPM akış adımlarının sırasını ve her adımda, hangi koşulda ne olacağını yönetir.
  • BPM iş akışının gerçek zamanlı izlenmesini ve iyileştirme amaçlı yeniden düzenlenmesini sağlar.

İş Süreç Yönetiminin Kazandırdıkları

  • İş süreç verimliliği artar. Daha az iş gücü gereksinimi olduğundan daha düşük maliyatelere, akıştan birim zamanda elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim duyulması.
  • Süreçlerin bir standarta oturtulması
  • Süreçlerin otomasyonu doğası gereği her katılımcısına standart hizmet sunması ve söz konusu hizmeti daha hızlı olarak sağlamasından ötürü hizmet kalitesinide artış. (Örneğin, bankacılık sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerinde iş akışı ve süreç otomasyonu sayesinde müşteri memnuniyetindeki ciddi artışlar)
  • Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka yani durum (case) hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesi
  • İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik atanması
  • İşlerin iş akış sırasına uygun olarak atanması
  • Süreç izleme işleminin otomatik hale getirilmesi

Başarılı Müşteri Odaklı Süreçler,

Ürün ve hizmet kalitesini en son noktada değerlendirecek olan müşteridir. Biz müşterilerimiz ile süreclerimizi seffaf bir şekilde paylaşarak ve hatta müşterilerimizi olabildiğince süreclerimizin içine çekerek  bilginin çok daha iyi yönetilmesini amaçlıyoruz. Böylece süreç  sonunda çıkan sonuçların zamanında, talep edilen düzeyde ve  kalitede  olup olmadığını müşterilerimiz ile belirleyip müşteri talepleri doğrultusunda süreçlerimizi tekrar gözden geçirme şansına sahip oluyoruz.

İş Süreç Yönetimi için Kullanılan Bilgisayar Yazılım Sistemleri

Daha sonraki yazılarımda IBM Business Process Manager (WPS, WID, WBM, Lombardi) , Oracle BPM, jBPM, Activiti, Nintex ve eBA Workflow gibi iş süreç yönetimi işlevini yerine getiren en başarılı yazılımlar hakkında detaylı bilgiler veriyor olacağım. Bu konu daha çok bilgi teknolojileri izmanları ve iş analistlerini ilgilendirecektir.

Popularity: 2%

Bir Cevap Yazın